Case: Online Plastics Group

Online Plastics Group

Met WordPress een zaagmachine aansturen? Doen we gewoon.

We hebben al sinds 2017 een doorlopende samenwerking met Online Plastics Group. Inmiddels hebben we al meer dan 200 updates uitgevoerd waarin we diverse processen hebben gestroomlijnd. Zo hebben we onder meer hun proces van offerte aanvraag tot order geautomatiseerd. Daarnaast hebben we ervoor gezorgd dat WordPress zaagmachines kan aansturen. En daar zijn we best wel trots op.

Het Project

Online Plastics Group is gespecialiseerd in het vermarkten van op maat gezaagd kunststof plaatmateriaal binnen Europa. Het bedrijf heeft webshops in zes landen en werkt nauw samen met drie zagerijen. De klantengroep bestaat uit bedrijven, opleidingsinstellingen en particulieren. Wij werken al sinds begin 2017 met Online Plastics Group samen.

Snelle levering is één van de belangrijkste waardeproposities. Veel van onze optimalisaties gaan dan ook over het besparen van tijd. Sinds het begin van onze samenwerking hebben we al meer dan 200 optimalisatie releases in de code doorgevoerd. Te veel optimalisaties om hier allemaal te beschrijven dus. In deze case study focussen we ons daarom op de twee optimalisaties die het grootste aantoonbare resultaat hebben opgeleverd.

De doelstellingen

Van offerte tot order

Het managementteam van Online Plastics Group wilde het proces van het aanvragen van een offerte tot het plaatsen van een order zo veel mogelijk automatiseren.

Voordat we hier een verbeterslag in door hadden gevoerd, moest de klantenservice voor grote bestellingen die in aanmerking kwamen voor kwantumkorting op basis van een aanvraag handmatig passende offertes opstellen en versturen. Om die offertes op te kunnen stellen, moesten er eerst bij de verschillende fabrikanten offertes worden opgevraagd en marges worden berekend. En wanneer een klant de (digitaal) ondertekende offerte teruggestuurd had, moest er daarna ook nog handmatig een order worden ingeklopt. Hierdoor duurde het gemiddeld 2-3 dagen voor een bestelling in productie kon gaan. Dat kon beter!

Van order tot verzending

Ook in het proces van order tot verzending viel veel te optimaliseren. Er ging nog veel handmatig. Denk daarbij aan:

  • het inlezen van bestellingen uit de verschillende webshops;
  • het sorteren van die bestellingen naar productgroep zodat de zagers zo efficiënt mogelijk kunnen werken;
  • het bij elkaar zoeken van bestellingen om deze te kunnen verzenden.

Onze opdrachtgever vroeg zich af of het mogelijk was om tijdwinst te boeken door bestellingen te printen en via een barcode in een verwerkingssysteem in te lezen. Een goede vraag!

scherm van kunststofplatenshop winkelmandje overzichht

Kunnen we jou ook helpen processen te optimaliseren en te automatiseren?

Investeer dan 15-20 minuten van je tijd in een mini-consult. Tijdens dit adviesgesprek helpen we je om je doelen te verhelderen, prioriteiten te stellen en over je volgende stappen te na te denken.

De aanpak

Van offerte tot order

Om het offerte proces te kunnen automatiseren, waren er met iedere fabrikant vaste afspraken over kwantumkortingen nodig. Ondertussen konden wij een efficiënte workflow uitwerken.

Van order tot verzending

Omdat wij hier bij Level Level voortdurend allerlei systemen aan elkaar knopen, vroegen we ons af of we die stap van printen en scannen niet gewoon konden overslaan. Geen betere manier om te bedenken hoe dat dan het beste kan, dan door het proces zelf te bekijken, natuurlijk. Dus na een bezoek aan de fabriek en een paar goede gesprekken hadden we een duidelijk beeld en hebben we onze beoogde oplossing uitgeschetst.


''Level Level begrijpt snel wat we willen, denkt goed mee en zorgt dat we geen belangrijke stappen in het proces overslaan. Dat is prettig schakelen.''

Max Bisseling
Max Bisseling
Online Plastics Group

De oplossing

Van offerte tot order

We hebben het offerte proces geoptimaliseerd door deze, met een twist, aan de webshop te koppelen. Wanneer een medewerker klantenservice nu in WooCommerce is ingelogd, kan deze niet alleen producten aan een winkelwagen, maar ook aan een offerte toevoegen. Bovendien wordt er bij grotere bestellingen nu automatisch een gestaffelde kwantumkorting toegepast. De medewerkers klantenservice kunnen vervolgens vanuit het systeem per e-mail een offerte versturen. Na akkoord en betaling wordt deze dan automatisch in een order omgezet.

Van order tot verzending

Om deze optimalisatieslag mogelijk te maken, hebben we een geavanceerde custom koppeling ontwikkeld die als een tablet app werkt.

Sinds een aantal weken hangt er bij iedere zaagmachine een tablet. En op deze tablet staat de applicatie. Iedere ochtend worden alle orders van de verschillende webshops in de app op één van de tablets ingelezen. Daarna sorteert de software de bestellingen op ordergroep. De zaagmachine operator weet zo precies welk volgend product er aan de beurt is.

Bovendien print een speciale stickerprinter ter plekke een etiket uit. Dit etiket wordt op het gezaagde product geplakt zodat het duidelijk is om wat voor product en om welke bestelling het gaat. Zodra een product klaar voor verzending is, krijgt de verzendafdeling een melding. Op basis van de grootte van de bestelling en het bestel gewicht wordt dan automatisch bepaald welke vervoerder het goedkoopst is. En deze krijgt vervolgens automatisch de verzendopdracht. Tenslotte wordt iedere stap in deze website-applicatie ook nog met WooCommerce gesynchroniseerd. Zo kan het team van Online Plastics Group ook nog real-time het proces bewaken.

Het resultaat

Van offerte tot order

Een offerte kan nu in enkele minuten in plaats van enkele dagen in productie gaan. De medewerkers klantenservice zijn ook happy. Offertes maken is een stuk leuker, makkelijker en sneller geworden. Er is namelijk geen dubbel werk én geen handmatig rekenwerk meer.

Van order tot verzending

Er hoeft nu veel minder werk handmatig gedaan te worden. Door deze optimalisatie kunnen de fabrikanten ten minste 50% per dag meer productie draaien.


''Door het offerte systeem te integreren met Woocommerce zijn we efficiënter gaan werken, waardoor we de klant beter en sneller kunnen bedienen.''

Max Bisseling
Max Bisseling
Online Plastics Group

Doorlopende ontwikkeling

We hebben met deze opdrachtgever een doorlopende samenwerkingsovereenkomst om optimalisaties en verbeteringen door te kunnen voeren. Door de nauwe samenwerking blijven we voortdurend nieuwe ideeën aan de backlog (wensenlijst) toevoegen. En aan het begin van iedere sprint bepalen we welke items van de backlog we oppakken.

Wil jij ook WooCommerce verder oprekken dan je voor mogelijk hield? 

Plan dan een mini-consult in. Investeer 15-20 minuten in een adviesgesprek. Telefonisch of bij ons op kantoor. We helpen je om je doelen te verhelderen, prioriteiten te stellen en volgende stappen te bepalen.

Push it to the limit!

Durf jij de uitdaging met ons aan?