Case: wereldkundig

Voor Wereldkundig hebben we een nieuwsbrieven- en persberichtenplatform gerealiseerd op basis van een koppeling met SMTPeter (verzendpartij). Dit platform maakt het voor organisaties mogelijk om eenvoudig toegankelijke nieuwsbrieven en persberichten te verzenden. Dit was een project vol vraagstukken op het gebied van toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid en performance en daarnaast kwamen er ook nog eens koppelingen bij kijken. Alles bij elkaar dus een perfecte klus voor Level Level!

De ambitie van Wereldkundig

Wereldkundig wist ruim tien jaar geleden een succesvol nieuwsbrieven- en persberichtenplatform te lanceren waardoor abonnees op basis van hun voorkeuren (zelf te kiezen) alleen dat nieuws ontvangen waar zij daadwerkelijk in geïnteresseerd zijn. Een platform dat beter aansloot bij de wensen van verschillende communicatie afdelingen van bijvoorbeeld gemeentes dan andere al bestaande platformen. En een platform met grote potentie, maar dat begin 2022 wel tegen z’n maximale kunnen aanliep. Herbouw bleek noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het platform schaalbaar zou worden. Daarnaast waren er op het gebied van performance en toegankelijkheid duidelijk verbeteringen mogelijk of zelfs noodzakelijk. Vol enthousiasme namen we deze klus aan en we zorgden voor een succesvolle lancering eind 2022!

Het resultaat

Één codebase, een oneindig aantal platforms

Daar waar er eerst twee systemen bestonden (nieuwsbrieven en persberichten) en er ook twee systemen onderhouden moesten worden, hebben we nu één nieuw systeem ontwikkeld die zowel voorziet in de behoefte om nieuwsbrieven en persberichten te kunnen versturen. 

Om dit mogelijk te maken is er een multisite neergezet, waardoor er op basis van één codebase een oneindig aantal websites toegevoegd kan worden. Voor elke klant van Wereldkundig één. Zo heeft elke klant een eigen publieke website inclusief archiefpagina en een beheeromgeving om nieuwsbrieven en/of persberichten te verzenden.

Alle bestaande klanten overgezet én een nieuwe klant toegevoegd

Alle bestaande klanten van Wereldkundig zijn tijdens het project zorgvuldig overgezet van het oude naar het nieuwe systeem. Het overzetten van de bestaande abonnees met al hun persoonlijke voorkeuren was een behoorlijke klus die heel secuur uitgevoerd is (zeker i.v.m. persoonsgegevens en privacy gevoelige data). Tijdens het proces heeft Wereldkundig ook nog een nieuwe klant binnen kunnen halen die gelijk werd aangesloten. Op dit moment zijn alle websites live van waaruit de berichten worden samengesteld en klaargezet voor verzending.

Toegankelijke nieuwsbrieven

De websites en de nieuwsbrieven en persberichten zijn volledig toegankelijk, zodat echt iedereen de informatie tot zich kan nemen. Iets wat voor Wereldkundig van groot belang was. Niet alleen omdat dit wenselijk is vanuit een maatschappelijk oogpunt, maar ook omdat de meeste klanten van Wereldkundig gemeenten zijn voor wie dit een verplichting is.

Koppeling SMTPeter & monitoring

Nieuwsbrieven en persberichten kunnen op de site samengesteld en aangeboden worden ter verzending. De verzending gebeurt uiteindelijk door een externe verzendpartij: SMTPeter. Door een zo optimaal mogelijke koppeling met SMTPeter is de snelheid waarmee nieuwsbrieven en persberichten verzonden worden verbeterd. Naast deze koppeling voor het verzenden is er ook een koppeling gemaakt met SMTPeter voor het uitlezen van de statistieken van mailings. Hierdoor kan bijvoorbeeld worden bijgehouden hoeveel abonnees een nieuwsbrief hebben ontvangen en of er eventueel adressen zijn die gebounced hebben.

Ook kan per site bijgehouden worden (monitoring) of de verzending van de nieuwsbrieven/persberichten helemaal goed verloopt. Zo kunnen we continu verbeteringen blijven doorvoeren om de performance te blijven optimaliseren.

Afgesloten beheerdersomgeving

Klanten van Wereldkundig kunnen in een volledige whitelabel beheeromgeving alle taken uitvoeren die nodig zijn en zullen dus nooit in de WordPress backend komen. Voor de beheerdersomgeving is een zeer uitgebreid rollen- en rechtensysteem opgezet. Hierdoor kunnen hoofdredacteuren precies bepalen wat andere redacteuren wel en niet mogen doen. Hierdoor kunnen ze ook gastredacteuren buiten de gemeente toelaten om bepaalde nieuwsbrieven te schrijven zonder dat deze bij andere nieuwsbrieven of persoonlijke informatie van abonnees kunnen. De rechten zijn op globale basis aan te passen per rol maar ook op nieuwsbrief/persbericht basis voor losse gebruikers (redacteuren).

Keys to success

De multisite opzet zorgt ervoor dat het eenvoudig is een nieuwe klant van Wereldkundig gebruik te laten maken van het systeem. Voor hen wordt een subsite aangemaakt die gefinetuned kan worden naar de eigen huisstijl (kleuren, logo, font). Zo heeft elke klant een eigen site waar alle content publiekelijk toegankelijk is en waarop de editors na inloggen nieuwe nieuwsberichten / persberichten en nieuwsbrieven kunnen samenstellen. Doordat de URL van de site zelf gekozen kan worden lijken het allemaal op zichzelf staande websites. Dat zijn het ook voor de bezoekers en editors, maar voor Wereldkundig is er één gezamenlijke basis opgezet zodat toekomstige ontwikkelingen eenvoudig doorgevoerd kunnen worden voor alle klanten.

Door slimme beslissingen te maken, hebben we dus een duurzaam platform ontwikkeld dat schaalbaar en toegankelijk is, goed performed en volledig te stylen is naar de eigen huisstijl van de klant van Wereldkundig. Door een goede monitoring weten we ook nog eens exact waar een verzending eventueel misgaat en hoe we dit in het vervolg kunnen voorkomen.

Oftewel: kom maar door met alle nieuwe klanten van Wereldkundig. Het platform is er klaar voor!

Note: De Gemeente Rotterdam is een van de klanten van Wereldkundig. Voor deze case hebben we afbeeldingen van het platform van de Gemeente Rotterdam gebruikt ter illustratie. In deze afbeeldingen is (deels) dummy content geplaatst.